Успешният модел на управление в Териториална дирекция „Държавен резерв“ - Пловдив. Лиляна Паскалева, директор на ТД ДР Пловдив

Лиляна Паскалева оглавява Териториалната дирекция на Държавна агенция „Държавен резерв и военновременни запаси“ в Пловдив. Има 24 годишен стаж в стуктурите на Агенцията и отговаря за 40 служители в териториалното звено. Стреми се стилът й на управление да се доближава до демократичния и прилага подход на приемственост и екипна работа в колектива.

За спецификите в дейността и мениджмънта на Териториална дирекция „Държавен резерв “ - Пловдив говори директорът Лиляна Паскалева.

Г-жо Паскалева от колко време работите в Държавна агенция „Държавен резерв и военновременни запаси“ (ДА ДРВВЗ)?

Работя в ДА ДРВВЗ от декември 1998 г. Първоначално започнах като счетоводител, впоследствие станах главен счетоводител, началник на отдел и от 2008 г. след спечелване на конкурс съм директор на Териториална дирекция „Държавен резерв“ - Пловдив. Първият ми трудов договор, както и последващите договори по трудово правоотношение и първоначалното ми назначение на държавна служба са със срок на изпитване. Независимо от правното основание за възникване и съществуване на трудовите ми и служебни правоотношения, винаги съм работила всеотдайно и така е вече в продължение на 24 години.

Този мой личен опит винаги го споделям с новопостъпилите колеги и се опитвам да им предам посланието да се абстрахират от усещането за неизвестност, породена от първоначалния срок на изпитване и успявайки да преодолеят тази бариера, да бъдат упорити, да се стремят да влагат в работата си най-добрите си качества и умения - именно това би им гарантирало задържане на желаното работно място, пък и по-нататъшно кариерно израстване.

Разкажете за дейността на териториалната дирекция на ДА ДРВВЗ в Пловдив и с колко служители осъществявате тази дейност.

Териториалната дирекция в Пловдив, която ръководя е част от специализираната администрация на Агенцията. Дейността ни основно се изразява в организиране и контролиране на създаването, съхраняването, обновяването, ползването, отчитането и опазването на държавните резерви, военновременни запаси и запасите за извънредни ситуации и целевите запаси от нефт и нефтопродукти. С други думи нашата работа е да осъществяваме контрол, така че съхраняваните материали да са налични и качествени,  за да може държавата при необходимост да ги предостави на нуждаещите се. Съхранението на материалите се осъществява в бази на дирекцията и във  външни съхранители.

В дирекцията, включително и в базите работят 40 служители. Функционално са разпределени в 2 отдела: Управление на складовите бази и контрол на резервите и запасите (УСБКРЗ) и Финансови дейности и административно и правно обслужване (ФДАПО). Към отдел УСБКРЗ има сектори: Медицински резерв, Контрол на резервите и запасите и складови бази. Служителите от отдел УСБКРЗ извършват планови и извънредни проверки на ротационен  принцип. Изпълняват договори за покупки и продажби на резерви и запаси, заповеди за обновяване и др. Служителите в отдел ФДАПО осигуряват правното, счетоводно, информационно, деловодно и административно обслужване. Служители от двата отдела отговарят за дейностите по защита при бедствия и отбранително-мобилизационна подготовка. Освен това съвместно поддържат и се грижат за изправността на активите в базите – сгради, машини, съоръжения и др. активи. Служителите, които работят с класифицирана информация са проучени за надеждност и притежават нива на достъп.

Какво е за вас да ръководите подобна структура?

Преди да отговоря на въпроса Ви следва да отбележа, че се стремя стилът ми на  управление да се доближава до демократичния. Имам специален подход към служителите, работя в екип заедно с тях, насърчавам ги да изразяват мнението си и да поемат отговорност. Помагам им в работата и те знаят, че винаги могат да разчитат на мен. Когато поставям задачи, се стремя същите да са ясни и измерими, за да могат да доведат до точно изпълнение и постигането на конкретни резултати.

И да се върна на въпроса Ви. На първо място да ръководя дирекцията е голяма отговорност – както към работата, така и към служителите. За мен е важно и държа ангажиментите на дирекцията да са изпълнени точно и в срок, служителите да са компетентни и да имат работен комфорт - добра психологическа и материална работна среда. Не случайно, още при прохождането ми на този ръководен пост, първите заповеди, които издадох бяха свързани с това. С първата беше изработен ред на задачите, който се актуализира при необходимост и в който в табличен вид са посочени всички задачи, основанието им, кой ги изготвя и в какъв срок. Така дори и човек, за когото нашата дейност е незапозната, прочитайки го може да се ориентира и да разбере какво трябва да направи и как. С втората заповед се изготви план за обучение (теория и практика) и това се прилага ежегодно. Лектори са един или двама служители, които представят темите или показват на практика и се дискутира по начина на изпълнение. С третата заповед се набелязаха дейности за подобряване на материалната база и работна среда. Така с течение на времето това се постигна посредством бюджета на дирекцията и с участието на всички служители. Всичко това изгради един компетентен и задружен екип, удовлетворен от постигнатите резултати.

И нека отново се върна на въпроса Ви. За мен е не само отговорност, но и удоволствие да ръководя такъв екип.

Какви проблеми срещате в работата си?

Вижте, преди години е имало доста проблеми, свързани с осъществяване на дейността ни, които успешно сме разрешавали. Стигало се е до там, че не са били допускани наши служители да проверяват наши материали от външните съхранители и се е налагало да търсим съдействие от полицията. Установявали сме недобросъвестно отношение на съхранители, свързано с присвояване на материали. Смея да твърдя, че в момента посредством начина на организация на работа в Агенцията, подпомогната и с усъвършенстваната нормативна уредба и вътрешно нормативни актове такива проблеми почти не съществуват.

С какво можете да се похвалите?

Колкото и нескромно да прозвучи ще се похваля с отличните резултати на дирекцията и със страхотния екип, с който работя. Ще се похваля и с отличната комуникация със служителите на всички нива в Централно управление. Професионално, спокойно и с лекота се обсъждат належащите, текущи и организационни въпроси с тях.

Колко бързо трябва да реагирате при кризисна ситуация?

На този въпрос отговорът е най-кратък – незабавно. Но все пак ще дам малко пояснения. В дирекцията има одобрен План за защита при бедствия на пребиваващите, където е указан реда за действия при различните бедствия и аварии, с който са запознати служителите. Що се отнася до отпусканите от Агенцията материали в помощ на бедстващите сме във готовност да реагираме веднага.

Коя е била най-тежката кризисна ситуация във вашата практика досега?

Кризисна ситуация може да възникне по различни причини. Тя може да е свързана с природно бедствие и катаклизъм и винаги е тежка за потърпевшите. Тук е ролята на нашата организация да помогне на пострадалите с неща от първа необходимост  като вода, храна, медикаменти, одеяла и др. Най-тежката кризисна ситуация за мен бяха наводненията в Карловските села, на които Агенцията в координация с Област Пловдив и Община Карлово своевременно извърши доставка на вода и консервирани храни.

Как си почивате от напрегнатата работа?

Както повечето хора обичам да пътувам и да посещавам нови места. Но най-добрата ми почивка е когато се отдавам на хобитата ми да рисувам или реставрирам някоя мебел или дори да изработвам такава. Тогава изпитвам едно приятно усещане, спокойствие и вглъбяване, равносилно на медитация. За жалост времето, което отделям за тези дейности е по-малко отколкото бих искала.